Mitarbeiterfrühstück

Ein trockenes Brötchen mit Kaffee ist kein Frühstück

Stellt der Arbeitgeber seinen Arbeitnehmern unbelegte Backwaren (Brötchen, Rosinenbrot) nebst Heißgetränken kostenlos zum sofortigen Verzehr im Betrieb bereit, handelt es sich nicht um Arbeitslohn, sondern um nicht steuerbare Aufmerksamkeiten.

Hintergrund: Kostenloses Angebot von unbelegten Backwaren und Heißgetränken

Die Backwaren (verschiedene Arten von Brötchen und Rosinenbrot, sog. Kroamstuten) und Automaten-Heißgetränke standen in der Kantine den ganzen Tag für Mitarbeiter, Kunden und Gäste des Arbeitgebers (eine AG, Software-Unternehmen) zum unentgeltlichen Verzehr zur Verfügung. Einen Belag (wie Butter, Konfitüre, Käse oder Aufschnitt) für die Backwaren stellte die AG nicht bereit. Die Arbeitnehmer hatten vormittags während der Arbeitszeit eine etwa halbstündige Pause zum Zweck der der Kommunikation der einzelnen Abteilungen. Die Mitarbeiter sollten miteinander und auch mit den Führungskräften ins Gespräch kommen und stellenübergreifende Problemlösungen finden.

Die AG ging davon aus, die Überlassung der Backwaren und Getränke stelle eine nicht steuerbare Aufmerksamkeit dar. Das FA vertrat dagegen die Auffassung, es handele sich um ein Frühstück, das mit den amtlichen Sachbezugswerten zu versteuern sei. Dem widersprach das FG und gab der Klage mit der Begründung statt, es handele sich zwar um einen Sachbezug, der jedoch aufgrund der Freigrenze von 44 EUR monatlich nach § 8 Ab. 2 Satz 11 (bis 2013: Satz 9) EStG steuerfrei bleibe.

Entscheidung: Trockene Backwaren mit Heißgetränk sind kein Frühstück, sondern nicht steuerbare Aufmerksamkeiten

Der BFH teilt die Auffassung der AG, dass die kostenlose Überlassung der Backwaren und Getränke zwar für die Arbeitnehmer einen Vorteil darstellt. Bei diesem handelt es sich jedoch nicht um Arbeitslohn, also nicht um die Gegenleistung – im weitesten Sinne – für die Zurverfügungstellung der Arbeitskraft, sondern um Ausgaben des Arbeitgebers, die mit Aufwendungen zur Ausgestaltung des Arbeitsplatzes und zur Schaffung günstiger betrieblicher Arbeitsbedingungen vergleichbar sind.

Der BFH hat schon bisher die unentgeltliche Abgabe von Getränken an Arbeitnehmer zum Verbrauch im Betrieb als nicht steuerbare Aufmerksamkeiten angesehen (z.B. BFH, Urteil v. 21.3.2075, VI R 94/72, BStBl II 1975, 486). Dem entspricht auch die Auffassung der Finanzverwaltung in Abschn. 19.6 Abs. 2 Satz 1 LStR. Danach gehören Getränkte und Genussmittel, die der Arbeitgeber den Arbeitnehmern zum Verzehr im Betrieb unentgeltlich oder teilentgeltlich überlässt, nicht zum Arbeitslohn.

Keine Mahlzeit i.S. der Sozialversicherungsentgeltverordnung

Bei den von der AG zur Verfügung gestellten Backwaren und Heißgetränken handelte es sich insbesondere nicht um eine Mahlzeit, wie sie ein Frühstück, Mittagessen oder Abendessen gemäß § 2 Abs. 1 Satz 2 der Sozialversicherungsentgeltverordnung (SvEV) darstellt. Eine Mahlzeit führt grundsätzlich zu Arbeitslohn und ist nach § 8 Abs. 2 Satz 6 EStG mit den monatlichen Werten des § 2 Abs. 1 SvEV zu bewerten (ab 2019: Frühstück 53 EUR, Mittagessen 99 EUR, Abendessen 99 EUR). Der BFH ist der Auffassung, dass ein Heißgetränk mit unbelegten Backwaren kein Frühstück darstellt.

Nach der Verkehrsanschauung muss für ein (einfachen) Frühstücks jedenfalls ein Aufstrich oder Belag hinzutreten. Die Art der Brötchen ist dabei ohne Bedeutung. Es würde im Massenfallrecht der LSt auch der Praktikabilität widersprechen, wollte man für die Anforderungen an ein Frühstück nach der Art der dargereichten Brötchen differenzieren.

Keine geänderte Verkehrsauffassung zum Begriff eines Frühstücks

Der BFH widerspricht auch der Auffassung des FA, aufgrund veränderter Essgewohnheiten könne schon ein Kaffee ("to go") und ein unterwegs verzehrtes unbelegtes Brötchen als Frühstück angesehen werden. Es handelt sich hierbei vielmehr um einzelne Lebensmittel, die erst durch Kombination mit weiteren Lebensmitteln (z.B. Butter, Aufschnitt, Käse, Marmelade) zu einem Frühstück werden.

Hinweis: Unterscheidung von Mahlzeit, Kost und Aufmerksamkeiten

Die Gestellung von Verpflegung im Betrieb ist unter folgenden Aspekten zu beurteilen:

• Handelt es sich um eine "Mahlzeit" (Frühstück, Mittagessen, Abendessen) ist der Vorteil nach § 8 Abs. 2 Satz 6 EStG mit den Werten nach der SvEV anzusetzen (§ 2 Abs. 1 Satz 2 SvEV). Die 44-EUR-Freigrenze nach § 8 Abs. 2 Satz 11 EStG greift nicht ein.
• Ist der Vorteil nicht als Mahlzeit anzusehen, kann "Kost" i.S.v. § 8 Abs. 2 Satz 1 EStG vorliegen. Der Sachbezug kann nur dann außer Ansatz bleiben, wenn die mit den üblichen Endpreisen bewerteten Vorteile nach Anrechnung der vom Arbeitnehmer gezahlten Entgelte die 44-EUR-Grenze nicht übersteigen (§ 8 Abs. 2 Satz 11 EStG).
• Ist der Vorteil – wie im Streitfall - als bloße Aufmerksamkeit zu qualifizieren, gehört er nicht zum Arbeitslohn (Abschn. 19.6 Abs. 2 Satz 1 LStR). Das gilt jedenfalls dann, wenn die zugewandten Vorteile – wie im Streitfall – nur ein geringes Ausmaß erreichen. Für Speisen anlässlich eines außergewöhnlichen Arbeitseinsatzes gilt eine Grenze von 60 EUR (Abschn. 19.6 Abs. 2 Satz 2 LStR).      

Die Entscheidung ist zudem in zweierlei Hinsicht von Bedeutung: Zum einen wurden im Streitfall neben Brötchen verschiedenster Art auch "Kroamstuten" gereicht. Was unter diesem Backerzeugnis zu verstehen ist, ergibt sich erst durch einen Blick in den Tatbestand des FG-Urteils. Es handelt sich um Schnitten, und zwar um Rosinenschnitten. Zum anderen wurden neben verschiedenen Brötchenarten auch "Käsebrötchen" und "Käse-Kürbis-Brötchen" angeboten. Der BFH hat leider nicht kundgetan, aus welchen Gründen im Teig verbackene Rosinen oder auf dem Teig aufgebackener Käse nicht einem Marmeladeaufstrich bzw. Käsebelag gleichgestellt werden kann. Was gilt wohl für "Berliner" oder Krapfen, bei denen die Marmelade in das Gebäck eingefüllt wird, also nicht als Belag auf das Gebäck aufgetragen wird?

BFH, Urteil v. 3.7.2019, VI R 36/17, veröffentlicht am 19.9.2019

^{Quelle: Haufe Online Redaktion, Dr. Ulrich Dürr Richter BFH a.D.}

Grundsteuer-Reform

Die Bundesregierung hat sich bei der Reform der Grundsteuer auf ein Gesetzespaket geeinigt, das den Vorgaben des Bundesverfassungsgerichts gerecht werden soll. 

Die Grundsteuer ist eine Steuer auf den Besitz von Grundstücken und Gebäuden. Vermieter können sie über die Nebenkostenabrechnung auf ihre Mieter umlegen, sodass von der Belastung alle betroffen sind. Die Grundsteuer kommt ausschließlich den Gemeinden zugute und ist eine ihrer wichtigsten Einnahmequellen. 

Die Praxis, wonach die Grundsteuer für Häuser und unbebaute Grundstücke anhand von (überholten) Einheitswerten berechnet wird, hat das Bundesverfassungsgericht im Jahr 2018 als verfassungswidrig erklärt und eine Neuregelung bis Ende 2019 gefordert. Hauptkritikpunkt war, dass die zugrunde gelegten Werte die tatsächliche Wertentwicklung nicht mehr in ausreichendem Maße widerspiegeln.

Das nunmehr von der Bundesregierung beschlossene Gesetzespaket besteht aus drei miteinander verbundenen Gesetzentwürfen:

• Gesetz zur Reform des Grundsteuer- und Bewertungsrechts
• Gesetz zur Änderung des Grundsteuergesetzes zur Mobilisierung von baureifen Grundstücken für die Bebauung
• Gesetz zur Änderung des Grundgesetzes

Bei der Neuregelung bleibt zunächst das heutige dreistufige Verfahren - Bewertung, Steuermessbetrag, kommunaler Hebesatz - erhalten. Erstmals ab 1.1.2022 erfolgt die Bewertung der Grundstücke nach neuem Recht.

• Bei der Ermittlung der Grundsteuer für Wohngrundstücke sollen fünf Parameter auf die Berechnung Einfluss haben: Grundstücksfläche, Bodenrichtwert, Immobilienart, Alter des Gebäudes, Mietniveaustufe.
• Anders als bei Wohngrundstücken soll sich bei Gewerbegrundstücken die Grundsteuer am vereinfachten Sachwertverfahren orientieren, das für die Wertermittlung auf die gewöhnlichen Herstellungskosten für die jeweilige Gebäudeart und den Bodenrichtwert abstellt. Hier sollen zahlreiche bisher erforderliche Kriterien entfallen, wie z. B. Höhe des Gebäudes, Heizungsart, Art der Verglasung der Fenster usw.
• Bei der Bewertung eines Betriebs der Land- und Forstwirtschaft (Grundsteuer A) soll es beim Ertragswertverfahren bleiben, das jedoch vereinfacht und typisiert wird.
• Die sog. "Grundsteuer C", für die die Gemeinden für unbebaute, aber baureife Grundstücke einen erhöhten Hebesatz festlegen können, soll dabei helfen, Wohnraumbedarf künftig schneller zu decken.
• Die heutigen Steuermesszahlen sollen so abgesenkt werden, dass die Reform insgesamt aufkommensneutral ausfällt.

Die Bundesländer können über eine sog. "Öffnungsklausel" bis zum 31.12.2024 vom Bundesrecht abweichende Regelungen vorbereiten. Dazu kündigten einzelne Länder an, ein sog. wertunabhängiges Modell für ihre Gemeinden vorsehen zu wollen. Dieses Modell setzt an der Fläche der Grundstücke und der vorhandenen Gebäude an. Die Werte der Grundstücke und der Gebäude bleiben dabei unberücksichtigt. Im Ergebnis kann das Flächenmodell dazu führen, dass für Immobilien, die zwar ähnliche Flächen aufweisen, sich im Wert aber deutlich unterscheiden, ähnliche Grundsteuerzahlungen fällig werden. 

Die neuen Regelungen zur Grundsteuer - entweder bundesgesetzlich oder landesgesetzlich - gelten dann ab 1.1.2025.

^{Quelle: www.supg-stb.de}

Urteil zu Fahrtenbuchmethode

Nach einem aktuellen Finanzgerichtsurteil reicht die unmittelbare elektronische Erfassung der Fahrtwege durch ein technisches System nicht aus. Neben dem Bewegungsprofil müssen auch die Fahrtanlässe zeitnah erfasst werden.

Das Finanzgericht Niedersachsen hat in dem Urteil mehrere elektronische Fahrtenbücher aus verschiedenen Gründen nicht anerkannt. Das Gericht lässt dabei offen, ob ein System, wie es in dem Streitfall genutzt wurde, grundsätzlich als elektronisches Fahrtenbuch geeignet ist. Dennoch werden Kritikpunkte an der vermeintlich einfachen Technik zur Erfassung des geldwerten Vorteils deutlich.

Geldwerter Vorteil bei der Firmenwagenüberlassung

Mitarbeiter, denen von ihrem Arbeitgeber ein Firmenwagen zur Verfügung gestellt wird, den sie auch für private Fahrten nutzen dürfen, müssen den damit verbundenen geldwerten Vorteil als Arbeitslohn versteuern. Hierfür sind in der Praxis verschiedene Methoden gängig. Grundsätzlich wird der Vorteil monatlich pauschal mit einem Prozent des Bruttolistenpreises bewertet.

Alternativ können auch die auf die Privatnutzung entfallenden anteiligen Kosten angesetzt werden, wenn der Betroffene das Verhältnis der dienstlichen Fahrten zur Privatnutzung durch ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch nachweisen kann. Ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch muss nach der Rechtsprechung unter anderem zeitnah und in geschlossener Form geführt werden. Die zu erfassenden Fahrten einschließlich des an ihrem Ende erreichten Gesamtkilometerstandes müssen im Fahrtenbuch vollständig und fortlaufend wiedergegeben werden. Der Bundesfinanzhof hatte entschieden, dass (kleinere) Mängel nicht zur Verwerfung eines Fahrtenbuchs führen (Urteil des Bundesfinanzhofs vom 10. April 2008, VI R 38/06; BStBl 2008 II S. 768).

Elektronisches Fahrtenbuch

Ein elektronisches Fahrtenbuch ist anzuerkennen, wenn sich daraus dieselben Erkenntnisse wie aus einem manuell geführten Fahrtenbuch gewinnen lassen. Beim Ausdrucken von elektronischen Aufzeichnungen müssen nachträgliche Veränderungen der aufgezeichneten Angaben technisch ausgeschlossen, zumindest aber dokumentiert werden (vergleiche dazu zuletzt das Schreiben des Bundesfinanzministeriums vom 4. April 2018, BStBl 2018 I S. 592, Randnummer 25).

In einem aktuellen Urteilsfall erwarb der Arbeitgeber einen Dienstwagen mit einer sogenannten Telematiklösung unter anderem mit der Funktion "elektronisches Fahrtenbuch" (Urteil des Finanzgerichts Niedersachen vom 23. Januar 2019, 3 K 107/18). Die Hardware verfügt über einen GPS-Empfänger. Sie übermittelt über das Mobilfunknetz jeweils die aktuelle Position und zeichnet die Bewegungsdaten auf einem zentralen Server zur Erstellung eines elektronischen Fahrtenbuches auf. Der Anwender kann einer aufgezeichneten Fahrt in der Software dann einen vordefinierten Fahrtzweck zuordnen oder einen individuellen Fahrzweck eintragen. Diese Zuordnungen bleiben nach der Ersterfassung zunächst frei änderbar. Der Anwender kann aber auch eine sogenannte frei bestimmbare "Periode" (beispielsweise eine Woche oder einen Monat) final bearbeiten und dann in dem Programm "abschließen", sodass die Daten danach nicht mehr veränderbar sind.

Bei einer Prüfung verwarf die Lohnsteueraußenprüfung des Finanzamts die Fahrtenbücher des Klägers unter anderem wegen Abweichungen bei den Kilometerständen im Rahmen von Werkstattaufenthalten der Fahrzeuge als nicht ordnungsgemäß.

Nichtanerkennung von Fahrtenbüchern

Auch das Finanzgericht Niedersachen hat in seinem Urteil gleich aus mehreren Gründen die Fahrtenbücher nicht anerkannt. Der Kläger habe

• nicht nachgewiesen, das Fahrtenbuch überhaupt zeitnah und ordnungsgemäß geführt zu haben,
• die Kilometerstände zum Ende der privaten beziehungsweise dienstlichen Fahrten nicht nachgewiesen,
• den Anlass beziehungsweise den Zweck der Fahrten teilweise unzutreffend beschrieben und teilweise mögliche private Fahrtunterbrechungen nicht als solche kenntlich gemacht.

Die ersten beiden Fehler erfordern bereits – jeder für sich – nach Auffassung des Finanzgerichts das Verwerfen der vorgelegten Fahrtenbücher. Es reicht nach Auffassung der Richter nicht aus, dass nur die Fahrten mit den per GPS ermittelten Geo-Daten selbst zeitnah aufgezeichnet worden sind. Vielmehr müssen alle Angaben, die für ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch erforderlich sind, zeitnah in das Fahrtenbuch eingetragen werden.

Als weiteren Verwerfungsgrund hat es das Finanzgericht angesehen, dass der Kläger die tatsächlichen Kilometerstände nach den Tachos der Fahrzeuge niemals den rechnerisch ermittelten Tachoständen in den Daten des elektronischen Fahrtenbuches gegenübergestellt hatte.

Eignet sich eine Telematiklösung generell als Fahrtenbuch?

Das Finanzgericht hat in seinem Urteil offen gelassen, ob eine Telematiklösung mit der Funktion „elektronisches Fahrtenbuch“ wie im Streitfall, die eine nachträgliche Bearbeitung der Daten nach mehreren Jahren zulässt, die Nacherfassung oder Änderung von Fahrzeugdaten zulässt und die Bildung von sogenannten „Perioden“ zur Sicherung der Daten vor Veränderungen für Zeiträume von bis zu einem Jahr ermöglicht, sich überhaupt als elektronisches Fahrtenbuch eignen kann.

Daran bestehen erhebliche Zweifel. Die Verwaltung legt großen Wert darauf, dass nachträgliche Änderungen ausgeschlossen sind. Hinsichtlich der Fahrtanlässe gibt es jedoch eine Vereinfachungsregelung: Es bestehen keine Bedenken, ein elektronisches Fahrtenbuch jedenfalls dann als zeitnah geführt anzusehen, wenn der Fahrer den dienstlichen Fahrtanlass (Reisezweck und aufgesuchte Geschäftspartner) innerhalb eines Zeitraums von bis zu sieben Kalendertagen nach Abschluss der jeweiligen Fahrt in einem Webportal einträgt und die übrigen Fahrten dem privaten Bereich zugeordnet werden (Schreiben des Bundesfinanzministeriums vom 4. April 2018, BStBl 2018 I S. 592, Randnummer 26).

^{Quelle: Haufe Online Redaktion}

15 Tipps für einen entspannten Sommerurlaub

15 Tipps für einen entspannten Sommerurlaub

Für viele Mitarbeiter und Führungskräfte gilt: Vor dem Urlaub herrscht Hektik, weil noch viele Dinge zu erledigen sind, und danach stapeln sich erneut die unerledigten Aufgaben. Da ist die Erholung rasch verflogen. Trainerin und Coach Sabine Prohaska hat einige Tipps parat, wie Sie Stress vor uns nach dem Urlaub vermeiden können.

Wer möchte das nicht: Relaxt in den Sommerurlaub fahren, die Auszeit entspannt genießen und von den "schönsten Wochen im Jahr" noch lange zehren. Doch gerade bei berufstätigen Frauen und Männern ist das gar nicht so einfach. Häufig ist man im Urlaub nicht richtig entspannt und das bisschen Erholung ist nach einem Tag im Büro wieder futsch. Einige Tipps, mit deren Hilfe sich Stress vor und während der Ferien minimieren lässt:

Tipp 1: Verreisen Sie offiziell einen Tag früher.

Sagen Sie allen Freunden und Bekannten sowie Kunden und Kollegen, mit denen Sie nicht direkt zusammenarbeiten, dass Ihr Urlaub einen Tag früher beginnt. Sonst stapeln sich am letzten Arbeitstag die dringlichen Aufgaben auf Ihrem Schreibtisch und Ihr Telefon klingelt ohne Unterlass.

Tipp 2: Legen Sie keine Termine auf den letzten Arbeitstag.

Vereinbaren Sie für den letzten Arbeitstag keine Reisetermine und Meetings sowie Arzt- und Friseurbesuche. Denn diese dauern oft länger als geplant. Die Folge: Sie starten völlig außer Atem in den Urlaub.

Tipp 3: Arbeiten Sie alles Wichtige und Dringende vorab ab.

Erledigen Sie vor dem Urlaub alle wichtigen und dringlichen Aufgaben, die Sie nicht delegieren können. Sonst plagt Sie im Urlaub permanent das schlechte Gewissen und es fällt ihnen schwer, abzuschalten.

Tipp 4: Packen Sie keine Arbeitsunterlagen ein.

Urlaub ist Urlaub. Lassen Sie alle Unterlagen, die Sie an Ihre Arbeit erinnern, zuhause. Packen Sie auch keine Fachliteratur ein, die im Zusammenhang mit ihrer Arbeit steht. Und: Lesen Sie keine Tageszeitungen oder Wirtschaftsmagazine, schon gar nicht deren Börsenteil.

Tipp 5: Verhindern Sie, dass bei Ihrer Rückkehr ein Arbeitsberg auf Sie wartet.

Sagen Sie Ihrem Assistenten oder Stellvertreter: "Nach meinem Urlaub dürfen maximal so viele Vorgänge auf meinem Schreibtisch liegen, wie ich Urlaubstage habe." Sonst verleidet Ihnen der Gedanke an die Arbeit, die Sie erwartet, die letzten Urlaubstage.

Tipp 6: Nehmen Sie kein Mobiltelefon mit in den Urlaub.

Vergessen Sie Ihr Smartphone zu Hause. Denn wenn Sie sich permanent darüber informieren, was zu Hause passiert, gewinnen Sie nicht den nötigen Abstand vom Alltag, um wirklich weg zu sein. Sollte das nicht möglich sein, schalten Sie Ihr Handy/Smartphone im Urlaub ab, und lassen Sie zum Beispiel die Telefonate in der Mailbox auflaufen. Dann können Sie selbst entscheiden, ob und wann Sie zurückrufen.

Tipp 7: Beginnen Sie spätestens vier Tage vor Reiseantritt mit dem Packen.

Dann können Sie noch rechtzeitig einen neuen Bikini oder eine neue Badehose kaufen, wenn Sie feststellen, dass Sie in Ihrem alten Outfit keine gute Figur mehr machen.

Tipp 8: Stimmen Sie sich bereits zu Hause auf den Urlaub ein.

Zum Beispiel, indem Sie abends im Bett Reiseführer schmökern oder sich ein Video von Ihrem Urlaubsziel anschauen.

Tipp 9: Feiern Sie Ihren Urlaubsbeginn.

Zum Beispiel, indem Sie im Flugzeug ein Gläschen Sekt trinken.

Tipp 10: Haben Sie kein schlechtes Gewissen beim Nichtstun.

Vergessen Sie im Urlaub alles, was Sie über das Thema "Zeit- und Selbstmanagement" gehört haben. Im Urlaub gibt es nur eine einzige wichtige und dringliche Aufgabe: sich erholen.

Tipp 11: Stellen Sie sich nicht unter Leistungsdruck.

Übertragen Sie das Leistungsdenken, dem Sie im Alltag huldigen, nicht auf Ihren Urlaub. Sie müssen nicht jeden Berg erklimmen und nicht jedes Museum besuchen.

Tipp 12: Gestalten Sie Ihren Urlaub agil.

Arbeiten Sie kein starres, vorab formuliertes Urlaubsproramm ab. Machen Sie das, wozu Sie gerade Lust und Laune haben – zum Beispiel nichts.

Tipp 13: Lassen Sie "Fünfe gerade sein".

Bei der Arbeit können Sie dem "Null-Fehler-Prinzip" huldigen. Doch im Urlaub? Da sollten Sie ein "easy living" praktizieren. Sonst ärgern Sie sich über jeden lahmen Kellner und jeden zu warmen Cocktail.

Tipp 14: "Verlängern" Sie Ihren Urlaub nach außen.

Sagen Sie allen Personen, mit denen Sie nicht direkt zusammenarbeiten, dass Sie erst zwei Tage später zurückkehren. Sonst klingelt Ihr Telefon nach der Rückkehr unablässig. Dann ist die Erholung im Handumdrehen verflogen.

Tipp 15: Behalten Sie den Urlaub in Erinnerung.

Stellen Sie ein Urlaubsfoto auf Ihren Schreibtisch oder laden Sie es als Startbild auf Ihren PC. Dann können Sie noch ab und zu von der Südsee oder von den Bergen träumen.

^{Quelle: Haufe Online Redaktion - www.haufe.de - Seminar Consult Prohaska, Wien}

BAG-Urteil zu Vertrauensarbeitszeit

Vertrauensarbeitszeit: Die Formulierung "regelmäßige Mehrarbeit" in einer Betriebsvereinbarung ist zu unklar, entschied das BAG.

Eine pauschale Überstundenregelung durch Betriebsvereinbarung, nach der Verdi-Gewerkschaftssekretäre bei vereinbarter Vertrauensarbeitszeit Ausgleichtage für regelmäßige Mehrarbeit erhalten - aber keine darüber hinausgehende Überstundenvergütung, ist unwirksam. Dies entschied das BAG.

Grundsätzlich ist Vertrauensarbeitszeit ein Modell, um Arbeitszeit und Arbeitsort flexibler zu gestalten. Aufgrund des EuGH-Urteils vom 15. Mai 2019 zur Arbeitszeiterfassung und der Pflichten für Unternehmer, wird zurzeit häufig das Ende der Vertrauensarbeitszeit diskutiert. Doch auch bislang sind bei vereinbarter Vertrauensarbeitszeit die Vorgaben des Arbeitszeitgesetzes sowie Dokumentationspflichten zu beachten.

Für die Durchsetzung von Ansprüchen auf Vergütung für Überstunden gelten grundsätzlich dieselben Regeln wie in Arbeitszeitsystemen mit Zeiterfassung. In einer aktuellen Entscheidung hat das BAG eine Überstundenregelung bei vereinbarter Vertrauensarbeitszeit in einer Gesamtbetriebsvereinbarung zwischen der Gewerkschaft Verdi und ihrem Gesamtbetriebsrat gekippt. Sie genügte aus Sicht des Gerichts weder dem betriebsverfassungsrechtlichen Gleichheitssatz noch dem Gebot der Normenklarheit.

Betriebsvereinbarung sieht Ausgleichstage vor

Im konkreten Fall verlangte der Arbeitnehmer eine Überstundenvergütung in Höhe von rund 9.300 Euro. Diese habe er während vier Monaten abgeleistet, in denen er neben seinen sonstigen Aufgaben in einem Projekt arbeitete. Als Gewerkschaftssekretär war er bei der Gewerkschaft Verdi mit einer wöchentlichen Arbeitszeit von 35 Stunden beschäftigt, zudem war Vertrauensarbeitszeit vereinbart. In Bezug auf  Mehrarbeitsausgleich galt für das Arbeitsverhältnis aufgrund der als Gesamtbetriebsvereinbarung abgeschlossenen „Allgemeinen Arbeitsbedingungen für die ver.di-Beschäftigten“ (AAB), Folgendes: „Gewerkschaftssekretäre, die regelmäßig Mehrarbeit leisten, erhalten als Ausgleich neun freie Arbeitstage im Kalenderjahr.“ Eine darüber hinausgehende Überstundenvergütung war nicht vorgesehen.

Andere Mitarbeiter- andere Überstundenregelung

Für die Arbeitsverhältnisse mit anderen Beschäftigten war dagegen eine  Überstundenregelung vorgesehen: Danach haben Mitarbeiter für jede geleistete Überstunde Anspruch auf einen Freizeitausgleich von einer Stunde und achtzehn Minuten (= 30 Prozent Überstundenzuschlag) oder auf eine entsprechende Überstundenvergütung. Vor Gericht machte der Gewerkschaftssekretär insgesamt über 250 Überstunden geltend. Dabei berief er sich auf Zeiterfassungsbögen, die sein Vorgesetzter in den vier Monaten abgezeichnet hatte.
Der Arbeitgeber vertrat die Auffassung, dass sämtliche Überstunden des Gewerkschaftssekretärs gemäß der Regelung in der Betriebsvereinbarung durch die neun Ausgleichtage abgegolten seien. Gewerkschaftssekretäre teilten sich ihre Arbeitszeit selbständig ein und leisteten Dienste höherer Art, so dass eine Vergütungserwartung für Mehrarbeit nicht bestünde. Zudem bestritt die Gewerkschaft den Umfang der abgeleisteten Überstunden sowie diese angeordnet, gebilligt oder geduldet zu haben.

BAG: Pauschale Überstundenregelung für regelmäßige Mehrarbeit unwirksam

Nachdem die Klage in den Vorinstanzen keinen Erfolg hatte, gab der fünfte Senat des Bundesarbeitsgerichts dem Gewerkschaftssekretär Recht. Die Richter hielten eine Pauschalvergütung für Überstunden von Gewerkschaftssekretären für unwirksam und erklärten die AAB für teilunwirksam. Zur Begründung führten sie an, dass die Formulierung gegen das Gebot der Normenklarheit verstoße. Für Beschäftigte sei danach nicht klar ersichtlich, wann regelmäßige Mehrarbeit vorliege und wann nicht, argumentierten die Richter.
Regelung verletzt Gleichbehandlungsgrundsatz

Die Regelung entspricht aus Sicht des Senats auch nicht den Anforderungen des betriebsverfassungsrechtlichen Gleichbehandlungsgrundsatzes. Nach diesem müssen Arbeitgeber und Betriebsrat darüber wachen, dass der arbeitsrechtliche Gleichbehandlungsgrundsatz eingehalten wird und nicht einzelne Arbeitnehmer oder Arbeitnehmergruppen willkürlich benachteiligt werden. Eine wie auch immer geartete „Regelmäßigkeit“ von Überstunden sei kein taugliches Kriterium zur Differenzierung dafür, ob die Vergütung von Überstunden pauschal oder aber genau nach den tatsächlich geleisteten Überstunden gezahlt werde.

BAG: Arbeitgeber hat Vergütungspflicht für Überstunden

Die obersten Arbeitsrichter erkannten daher, dass der Gewerkschaftssekretär dem Grundsatz nach einen Anspruch auf Vergütung der Mehrarbeitsstunden habe – zuzüglich des in der AAB für alle anderen Beschäftigten vorgesehenen Zuschlags von 30 Prozent.

Der Senat verwies die Sache zurück an das zuständige Landesarbeitsgericht, da er anhand der bisher getroffenen Feststellungen über die Höhe der Überstundenvergütung nicht entscheiden konnte. Das LAG Nürnberg wird nun die tatsächliche Anzahl der Überstunden feststellen müssen.   

Hinweis: BAG, Urteil vom 26.06.2019, Az: 5 AZR 452/18; Vorinstanz: LAG Nürnberg, Urteil vom 12. 04. 2018, Az: 3 Sa 221/17

^{Quelle: Haufe Online Redaktion}

EU-Rechtssprechung

Hintergrund: USt-Betrug im Elektronikhandel

X erzielte steuerpflichtige Umsätze aus dem Vertrieb von Hard- und Software. Für 2008 machte er den Vorsteuerabzug aus dem Erwerb von Elektronikartikeln von zwei Firmen (T und F) geltend. Die Ware wurde X durch die A-AG angeboten und von ihm entweder bei A abgeholt oder direkt von A an seine Abnehmer gesandt. X hatte dabei ausschließlich Kontakt mit Angestellten der A bzw. einem Herrn K, der sich ihm gegenüber als Handelsvertreter der A ausgegeben hatte. T hatte bis Mai 2008 nicht mit Elektronikbauteilen gehandelt und F hatte nur in geringem Umfang als Internetanbieter Elektronikteile veräußert.

Im Mai 2008 erwarb eine unter gefälschtem Ausweis aufgetretene Person die Geschäftsanteile der beiden Firmen und verlegte den Sitz nach Berlin. Unter der in den Rechnungen angegebenen Anschrift der Firmen in Berlin befand sich ein Büroservice-Center, in dem den Firmen lediglich Ablagefächer bzw. -container zur Verfügung standen. Nach Ansicht des FA waren die beiden Firmen als "missing trader" (Nichtunternehmer) und der Kläger als "buffer" (Zwischenhändler) in eine – möglicherweise seitens der A installierte – USt-Betrugskette eingebunden.  
FA und FG: Kein Vorsteuerabzug mangels Rechnung des Leistenden
Das FA versagte X den  Vorsteuerabzug aus den (angeblichen) Lieferungen der T und F. Dem folgte das FG und wies die Klage im Streitpunkt ab. Die unstreitig an X erfolgten Lieferungen seien nicht von den angegebenen Rechnungsausstellern T und F, sondern von A ausgeführt worden. Ungeachtet der Mitteilung der Steuernummern für T und F durch K und der Handelsregisterauszüge habe X nicht annehmen können, dass K im Auftrag von T und F als Lieferanten gehandelt habe.

Der BFH hatte das Ruhen des Verfahrens bis zur Entscheidung des EuGH in den Rechtssachen Geissel und Butin angeordnet. Diese Vorlageverfahren betrafen im Wesentlichen die Frage, ob die Angabe einer Briefkastenanschrift (postalische Erreichbarkeit) dem Erfordernis der vollständigen Anschrift in einer Rechnung genügt. Nachdem der EuGH über die Vorlagen entschieden hat (EuGH, Urteil v. 15.11.2017, C-374/16 und C-375/16, BFH/NV 2018, 173), konnte der BFH nun über die vorliegende Revision des X entscheiden.

Entscheidung: Der Vorsteuerabzug setzt Identität zwischen Leistendem und Rechnungsaussteller voraus

Die zum Vorsteuerabzug berechtigende Rechnung muss insbesondere Angaben über den leistenden Unternehmer enthalten (§ 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 1 UStG). Der Vorsteuerabzug ist damit nur zulässig, wenn Rechnungsaussteller und leistender Unternehmer identisch sind (z.B. BFH v. 10.9.2015, V R 17/14, BFH/NV 2016, 80). Das entspricht Art. 226 MwStSystRL. Die Identität von leistendem Unternehmer und Rechnungsaussteller ermöglicht es der Steuerverwaltung, die Entrichtung der geschuldeten USt und das Bestehen des Vorsteueranspruchs zu kontrollieren. Mit diesem Erfordernis kann eine Verbindung zwischen einer bestimmten wirtschaftlichen Transaktion und einem konkreten Wirtschaftsteilnehmer hergestellt werden (EuGH, Urteil v. 15.11.2017, C-374/16 und C-375/16, BFH/NV 2018, 173).
Im Streitfall sind Leistender Unternehmer und Rechnungsaussteller nicht identisch
Hiervon ausgehend steht X der geltend gemachte Vorsteueranspruch nicht zu. Die notwendige Identität zwischen leistendem Unternehmer und Rechnungsaussteller ist nicht gegeben. Die fraglichen Lieferungen wurden nicht von den Rechnungsausstellern T und F, sondern von A ausgeführt. Denn nach den Feststellungen des FG hatte X ausschließlich Kontakt mit K, der sich gegenüber X als Handelsvertreter der A ausgegeben hatte. Daraus konnte das FG fehlerfrei schließen, dass die Lieferungen von A (und nicht von T bzw. F) ausgeführt wurden. Es fehlt somit an der notwendigen Verbindung zwischen den Lieferungen und den Rechnungsausstellern.

Auch kein Vorsteuerabzug im Billigkeitsweg

Der Vorsteuerabzug konnte X auch nicht im Billigkeitsverfahren gewährt werden. Das ist zwar grundsätzlich im Einzelfall aufgrund besonderer Verhältnisse möglich, und zwar auch dann, wenn ein materielles oder formelles Erfordernis fehlt. Voraussetzung ist jedoch, dass der begehrende Unternehmer gutgläubig war und alle Maßnahmen ergriffen hat, die vernünftigerweise von ihm verlangt werden können, um sich von der Richtigkeit der Angaben in der  Rechnung zu überzeugen, und wenn außerdem seine Beteiligung an einem Betrug ausgeschlossen ist (BFH v. 18.2.2016, V R 62/14, BStBl II 2016, 589). Im Streitfall fehlt es an einer Grundlage für einen derartigen Vertrauensschutz. Denn dem X waren die Umstände bekannt, aus denen sich ergab, dass Lieferanten nicht die Rechnungsaussteller T und F waren,
sondern A.

Hinweis: Gutgläubigkeit setzt vernünftigerweise zu erwartende Maßnahmen voraus

Der Streitfall ist dadurch gekennzeichnet, dass einerseits die von T und F abgerechneten Lieferungen nicht erbracht wurden während andererseits über die tatsächlich von A erbrachten Lieferungen nicht abgerechnet wurde. Zu der in dem Vorlagebeschluss v. 6.4.2018, V R 25/15 (BFH/NV 2016, 1401) aufgeworfenen Frage, ob der Vorsteuerabzug bereits dann zu gewähren ist, wenn keine Steuerhinterziehung vorliegt bzw. der Steuerpflichtige die Einbeziehung in einen Betrug weder kannte noch kennen konnte oder ob der Vertrauensschutz weiter voraussetzt, dass der Steuerpflichtige alles getan hat, was von ihm zumutbar verlangt werden kann, um die Richtigkeit der Rechnungsangaben zu überprüfen, verweist der BFH auf das EuGH-Urteil Santogal (EuGH v. 14.6.2017, C-26/16, EU:C:2017, 453). Danach muss der Unternehmer alle Maßnahmen ergriffen haben, die vernünftigerweise von ihm verlangt werden können, um sich von der Richtigkeit der Angaben in der Rechnung zu überzeugen und seine Beteiligung an einem Betrug auszuschließen. Daran fehlt es hier, da X das Auftreten des K für A bekannt war.     

BFH, Urteil v. 14.2.1019, V R 47/16, veröffentlicht am 22.5.2019

^{Quelle: www.haufe.de}

Bei geschäftsmäßigen E-Mails besteht eine Pflicht zur Signatur

I. Pflicht zur E-Mail-Signatur

Durch das am 01.01.2007 in Kraft getretene "Gesetz über elektronische Handelsregister und Genossenschaftsregister sowie das Unternehmensregister" (EHUG) wurden die Vorschriften zu der Impressums-Pflicht bei „Geschäftsbriefen“ neu gefasst. Entsprechend den Vorgaben der EU-Publizitätsrichtlinie 2003/58/EG, dessen Umsetzung das EHUG diente, müssen im Handelsregister eingetragene Selbständige seit diesem Datum bei Geschäftsbriefen „gleichviel welcher Form“ bestimmte formale Anforderungen einhalten. Durch das Einfügen dieser offen gehaltenen Formulierung sollte insbesondere der wachsenden Bedeutung von modernen Kommunikationsmitteln im geschäftlichen Verkehr Rechnung getragen werden. In der Konsequenz bedeutet dies, dass seitdem auch bei geschäftsmäßigen E-Mails eine Pflicht zur Signatur besteht.

II. Was ist eine geschäftsmäßige E-Mail?

Eine geschäftsmäßige E-Mail bedarf einer Signatur nur dann, wenn sie einen „Geschäftsbrief“ darstellt. Geschäftsbriefe sind grundsätzlich alle

- nach außen gerichteten schriftlichen Mitteilungen,
- die einen geschäftsbezogenen Inhalt haben,
- unabhängig von ihrer konkreten Form.

Als Geschäftsbrief gelten dementsprechend via E-Mail geführte Korrespondenzen, die an einen oder mehreren Empfänger gerichtet sind, bspw. Angebote, Auftrags- und Anfragebestätigungen, Rechnungen, Quittungen, Preislisten usw. Wird eine Preisliste per Mail an einen potenziellen Kunden verschickt, handelt es sich dabei folglich um einen Geschäftsbrief. Da der Begriff der geschäftsmäßigen E-Mail grundsätzlich weit zu fassen ist, fällt im Zweifel sogar die Gratulation zum Geburtstag eines Geschäftspartners unter den Terminus.

Nicht als Geschäftsbrief gilt hingegen die unternehmensinterne E-Mail-Korrespondenz, zu der auch Mitteilungen zwischen Abteilungen und Niederlassungen zählen. Die E-Mail an einen Kollegen im gleichen Unternehmen stellt aus diesem Grund keinen Geschäftsbrief dar. Gleiches gilt für Nachrichten, die an einen unbestimmten Personenkreis gerichtet werden, wie bspw. Werbeschriften. Mitteilungen, die üblicherweise auf einem Vordruck gemacht werden, wie z.B. Lieferscheine und Versandanzeigen, in die lediglich die im Einzelfall erforderlichen besonderen Angaben eingefügt zu werden brauchen, sind von der Pflicht zur E-Mail-Signatur ebenfalls nicht betroffen, vgl. u.a. § 35a II GmbHG. Der Angaben bedarf es außerdem nicht bei Mitteilungen oder Berichten, die im Rahmen einer bestehenden Geschäftsverbindung ergehen. Denn in diesem Fall, ist dem Empfänger der Absender der weiteren Korrespondenz bereits bekannt und demnach eine Wiederholung der Pflichtangaben entbehrlich.

III. Für wen gilt die Pflicht zur E-Mail-Signatur?

Ob ein Selbständiger dazu verpflichtet ist, eine E-Mail-Signatur zu führen oder nicht, hängt davon ab ob er im Handelsregister eingetragen ist, oder nicht. Denn im Handelsregister eingetragene Unternehmen müssen bei der Ausgestaltung der Geschäftsbriefe besondere gesetzliche Vorschriften wahren.

Dementsprechend sind unter anderem folgende Gewerbetreibenden zur Vorhaltung einer E-Mail-Signatur verpflichtet:

- Im Handelsregister eingetragene Einzelunternehmer, vgl. § 37a Abs. 1
  Handelsgesetzbuch (HGB)
- Offene Handelsgesellschaft (OHG), vgl. 125a Abs. 1 HGB
- Kommanditgesellschaft (KG), vgl. §§ 177a, 125a HGB
- Gesellschaft mit beschränkter Haftung (GmbH) und
  Unternehmergesellschaft (haftungsbeschränkt) (UG),
  vgl. § 35a GmbH-Gesetz (GmbHG)
- Aktiengesellschaft (AG), vgl. § 80 Aktiengesetz (AktG).
- Genossenschaften (Gen), vgl. § 25a GenossenschaftsG

IV. Welche Angaben muss die geschäftliche E-Mail enthalten?

Welche Angaben geschäftliche E-Mails enthalten müssen, hängt von der konkreten Rechtsform ab. Grundsätzlich gilt: die geschäftliche E-Mail muss alle im Impressum enthaltenen Informationen aufführen.

Welche das sind, haben wir im Folgenden für Sie zusammengefasst.

1. Im Handelsregister eingetragene Einzelkaufleute

Die geschäftlichen E-Mails eines im Handelsregister eingetragenen Kaufmanns müssen gemäß § 37a Abs. 1 HGB folgende Informationen enthalten:

- Die vollständige Firma (in Übereinstimmung mit dem im
  Handelsregister eingetragenen Wortlaut)
- Den Rechtsformzusatz „eingetragener Kaufmann“,
  „eingetragene Kauffrau“, bzw. eine allgemein
  verständliche Abkürzung, wie bspw. „e.K.“, „e.Kfr.“
- Den Ort der Handelsniederlassung (z.B. München)
- Das Registergericht (z.B. Amtsgericht München)
- Die Nummer, unter der die Firma in das Handelsregister
  eingetragen ist (z.B. HRA 11111).

Muster:
„Motor Mustermann, e.Kfr.
(der Name der Inhaberin braucht dagegen nicht veröffentlicht zu werden)
Mustermannstr. 1
80339 München
Registergericht: Amtsgericht München, HRA 11111"

2. OHG und KG

Die geschäftlichen E-Mails der OHG und der KG müssen gemäß §§ 125a HGB und 177a HGB folgende Angaben enthalten:

- Die vollständige Firma (in Übereinstimmung mit dem im
  Handelsregister eingetragenen Wortlaut)
- Die Rechtsform der Gesellschaft (OHG oder KG)
- Den Sitz der Gesellschaft (Geschäftsanschrift des Unternehmens,
  welche auch beim Registergericht hinterlegt ist, demnach eine
  ladungsfähige Anschrift und nicht etwa lediglich die Angabe des Postfaches)
- Das Registergericht des Sitzes der Gesellschaft (z.B. Amtsgericht München)
- Die Nummer, unter der die Firma in das Handelsregister eingetragen ist
  (z.B. HRA 11111).

Muster:
„Motor Mustermann OHG/KG
Mustermannstr. 1
80339 München
Registergericht: Amtsgericht München, HRA 11111"

3. GmbH und UG

Die geschäftlichen E-Mails der GmbH und der UG müssen gemäß § 35a GmbHG folgende Angaben enthalten:

- Die vollständige Firma (in Übereinstimmung mit dem im
  Handelsregister eingetragenen Wortlaut)
- Die Rechtsform der Gesellschaft (GmbH oder UG)
- Den Sitz der Gesellschaft (Geschäftsanschrift des Unternehmens,
  welche auch beim Registergericht hinterlegt ist, demnach eine
  ladungsfähige Anschrift und nicht etwa lediglich die Angabe des Postfaches)
- Das Registergericht des Sitzes der Gesellschaft (z.B. Amtsgericht München)
- Die Nummer, unter der die Firma in das Handelsregister eingetragen ist
  (z.B. HRB 20 000)
- Alle Geschäftsführer (auch Notgeschäftsführer und stellvertretende Geschäftsführer)
  mit Nachnamen und mindestens einem ausgeschriebenen Vornamen.

Hinsichtlich des Sitzes der Gesellschaft ist streitig, ob lediglich der Ort des Sitzes oder ebenfalls die Anschrift angeführt werden sollte. Sicherheitshalber sollte hier auf die ladungsfähige Anschrift zurückgegriffen werden.
Hat die GmbH einen Aufsichtsrat gebildet und hat dieser einen Vorsitzenden, ist der Vorsitzende des Aufsichtsrats mit seinem Nachnamen und mindestens einem ausgeschriebenen Vornamen anzugeben. Angaben zum Gesellschaftskapital sind nicht zwingend, aber zulässig. Entscheidet sich die GmbH bzw. die UG jedoch dafür Angaben über das Gesellschaftskapital zu machen, sieht das Gesetz zwingende Pflichtangaben vor, die dann auch in der geschäftlichen E-Mail aufgeführt werden müssen. So müssen in jedem Fall das Stammkapital sowie, wenn nicht alle in Geld zu leistenden Einlagen eingezahlt sind, der Gesamtbetrag der ausstehenden Einlagen angegeben werden.

Muster:
„Mustermann GmbH
Sitz der Gesellschaft: München
Registergericht: Amtsgericht München, HRB 11111
Geschäftsführer Max Mustermann, Steffi Mustermann
Aufsichtsratsvorsitzender: Stefan Mustermann“

4. AG

Die geschäftlichen E-Mails der AG müssen gemäß § 80 AktG folgende Angaben enthalten:

- Die vollständige Firma (in Übereinstimmung mit dem im Handelsregister eingetragenen Wortlaut)

- Die Rechtsform der Gesellschaft (AG)
- Den Sitz der Gesellschaft (Geschäftsanschrift des Unternehmens,
  welche auch beim Registergericht hinterlegt ist, demnach eine
  ladungsfähige Anschrift und nicht etwa lediglich die Angabe des Postfaches)
- Das Registergericht des Sitzes der Gesellschaft (z.B. Amtsgericht München)
- Die Nummer, unter der die Firma in das Handelsregister eingetragen ist (z.B. HRB 11111)
- Alle Vorstandsmitglieder mit ihren Nachnamen und mindestens einem ausgeschrieben
  Vornamen; der Vorsitzende des Vorstands ist als solcher zu bezeichnen
- Den Vorsitzenden des Aufsichtsrats mit seinem Nachnamen und mindestens
  einem ausgeschriebenen Vornamen.

Auch bei der AG sind Angaben zum Gesellschaftskapital in der geschäftlichen E-Mail nicht vorgeschrieben, aber zulässig. Werden jedoch Angaben über das Kapital der Gesellschaft gemacht, müssen in jedem Fall das Grundkapital sowie, wenn auf die Aktien der Nennbetrag oder der höhere Ausgabebetrag nicht vollständig eingezahlt ist, der Gesamtbetrag der ausstehenden Einlagen angegeben werden.

Muster:
„Mustermann AG
Sitz der Gesellschaft: München
Registergericht: Amtsgericht München, HRB 11111
Vorstandsmitglieder: Max Mustermann, Steffi Mustermann
Vorstandsvorsitzende: Steffi Mustermann
Vorsitzender des Aufsichtsrats: Stefan Mustermann“

5. Genossenschaft

Die geschäftlichen E-Mail der Genossenschaft müssen gem. § 25a GenG folgende Angaben enthalten:

- Der vollständige Name der Firma (in Übereinstimmung mit dem im
  Handelsregister eingetragenen Wortlaut)
- Die Rechtsform der Gesellschaft (Gen)
- Den Sitz der Gesellschaft (Geschäftsanschrift des Unternehmens,
  welche auch beim Registergericht hinterlegt ist, demnach eine
  ladungsfähige Anschrift und nicht etwa lediglich die Angabe des Postfaches)
- Das Registergericht des Sitzes der Gesellschaft (z.B. Amtsgericht München)
- Die Nummer, unter der die Firma in das Genossenschaftsregister
  eingetragen ist (z.B. GenR 11111)
- Alle Vorstandsmitglieder mit ihren Nachnamen und mindestens
  einem ausgeschriebenen Vornamen; der Vorsitzende des Vorstands
  ist als solcher zu bezeichnen
- Den Vorsitzenden des Aufsichtsrats mit seinem Nachnamen und mindestens
  einem ausgeschriebenen Vornamen.

Muster:
„Mustermann Gen
Sitz der Gesellschaft: (ladungsfähige Anschrift) München
Registergericht: Amtsgericht München, GenR 11111
Vorstandsmitglieder: Max Mustermann, Steffi Mustermann
Vorstandsvorsitzende: Steffi Mustermann
Vorsitzender des Aufsichtsrats: Stefan Mustermann“

V. Graphische Darstellung der Pflichtangaben in der E-Mail-Signatur

Zu der graphischen Darstellung der Pflichtangaben macht das Gesetz keine Vorgaben, es ist demnach weder die Schriftform iSd. § 126 I BGB, noch die Textform iSd. § 126b BGB zwingend erforderlich. Es sollte jedoch ein Medium gewählt werden, welches eine dauerhafte Wiedergabe von Schriftzeichen gewährleisten kann.
In der Praxis versehen Gewerbetreibende ihre E-Mails in der Regel mit einem Header oder einem Footer, aus dem die notwenigen Angaben hervorgehen. Dies kann auch durch vorformulierte und im Mailprogramm gespeicherte Signaturen bewerkstelligt werden. Wichtig ist dabei, dass die Angaben auf dem Geschäftsbrief selbst stehen müssen. Ein bloßer Link auf die Unternehmens-Webseite genügt nicht. Auch eine angehängte elektronische Visitenkarte (V-Card) wird wohl nicht ausreichend sein, da nicht jeder diese Visitenkarten problemlos öffnen kann. Obwohl eine bestimmte Form, z.B. eine besondere Schriftart- oder Schriftgröße für die Pflichtangaben nicht vorgeschrieben ist, sollten Gewerbetreibende zudem darauf achten, dass die Angaben auch bei einem eventuellen Ausdruck gut zu lesen sind.
Weitere Informationen wie Telefonnummer, Fax, E-Mail Adresse oder Webseite sind keine Pflichtangaben und müssen dementsprechend nicht zwangsweise in der Signatur angegeben werden. Allerdings erleichtern diese Kontaktdaten eine leichte und schnelle Rückantwort für den Empfänger und gehören mittlerweile als fester Bestandteil zur E-Mail Signatur. Darüber hinaus ist die Angabe der Umsatzsteuer-ID, sowie der Steuernummer nicht erforderlich.

VI. Gewerbetreibende, die nicht im Handelsregister eingetragen sind

Für nicht im Handelsregister eingetragene Kleingewerbetreibende, hierzu gehören auch Freiberufler und nicht eingetragene Gesellschaften bürgerlichen Rechts (GbR), sah § 15b Gewerbeordnung (GewO) alte Fassung (a.F.) vor, dass der Gewerbetreibende in allen Geschäftsbriefen seinen Vor- und Nachnamen sowie eine ladungsfähige Adresse anzugeben hat. GbRs mussten entsprechend dieser Vorschrift auf ihren Geschäftsbriefen alle Gesellschafter mit ihrem Nachnamen und jeweils mindestens einem ausgeschriebenen Vornamen aufführen.
Diese Vorschrift wurde durch das Dritte Mittelstandsentlastungsgesetz zum 25.03.2009 ersatzlos gestrichen. Dadurch gibt es zurzeit keine generelle gewerberechtliche Regelung, die nicht im Handelsregister eingetragene Gewerbetreibende dazu verpflichtet, in Geschäftsbriefen eine E-Mail-Signatur zu führen.
Eine Verpflichtung die oben genannten Angaben auf Geschäftsbriefen bereit zu halten, kann sich jedoch auch aus anderen Regelungen ergeben. So müssen Rechnungen nicht nur die genannten Angaben, sondern zusätzlich noch bestimmte steuerrechtliche Angaben enthalten. Die Pflicht zur E-Mail-Signatur kann sich zudem auch aus § 2 Dienstleistungs-Informationspflichten-Verordnung (DL-InfoV) ergeben.
Industrie- und Handelskammern raten deshalb, weiterhin stets den NachnNamen und mindestens einem ausgeschriebenen Vornamen, sowie und die Geschäftsadresse (ladungsfähige Anschrift) im Geschäftsbrief anzuführen, um die Identität zu gewährleisten und Verwechslungen mit anderen Gewerbetreibenden zu vermeiden (vgl. hier). Bei mehreren Gesellschaftern einer BGB-Gesellschaft ist zudem eine Angabe zu allen Gesellschaftern erforderlich.
Auch die Bundesregierung hält die Angabe des Namens des Gewerbetreibenden auf den Geschäftspapieren für „eine Selbstverständlichkeit“. Denn der Name sei für nicht im Handelsregister eingetragene Gewerbetreibende die einzige Möglichkeit sich im Rechtsverkehr zu identifizieren (vgl. Bundesregierung, Gesetzesbegründung zum Dritten Mittelstandsentlastungsgesetz).
Letztlich gibt es keine explizite gesetzliche Verpflichtung für nicht im Handelsregister eingetragene Gewerbetreibende grundsätzlich eine E-Mail-Signatur bereitzuhalten. Trotzdem sollten sie, auch um Verwechslungen mit Konkurrenten zu vermeiden, zumindest ihren Vor- und Nachnamen angeben.

Muster:
"Max Mustermann" bzw.
"Max&Steffi GbR
Max Mustermann, Steffi Mustermann"

VII. Folgen bei Verstoß gegen Pflicht zur E-Mail-Signatur

Sofern Selbständige den zwingenden Pflichtangaben in geschäftsmäßigen E-Mails nicht nachkommen, drohen ihnen unterschiedliche Sanktionen.

1. Bußgeld vom Registergericht

Das Registergericht ist in einem solchen Fall dazu befugt ein Zwangsgeld festzusetzen. Hinsichtlich der Höhe des Zwangsgeld steht dem Registergericht Ermessen zu, jedoch darf das Zwangsgeld 5.000 Euro nicht überschreiten (§ 14 HGB). Das Zwangsgeld ist jedoch mehrfach festsetzbar.

2. Abmahnung von Konkurrenten

Wesentlich unangenehmer und kostenintensiver kann jedoch die Abmahnung eines Konkurrenten sein. Es stellt sich daher die Frage, ob die fehlende E-Mail-Signatur abmahnbar ist. Dies ist jedoch nur der Fall, wenn es sich bei den Pflichtangaben um eine das Marktverhalten regelnde Norm im Sinne des § 3a Gesetz gegen unlauteren Wettbewerb (UWG) handelt. Nach Auffassung der IT-Recht-Kanzlei genügt eine fehlende E-Mail-Signatur jedoch nicht, um eine wettbewerbsrechtliche Abmahnung zu rechtfertigen. Denn gemäß § 3a UWG muss eine unlautere Wettbewerbshandlung auch geeignet sein, die Interessen von Verbrauchern, sonstigen Marktteilnehmern oder Konkurrenten spürbar zu beeinträchtigen. Dafür ist jedoch erforderlich, dass die Handlung auch objektiv geeignet ist, die übrigen Marktteilnehmer zu beeinträchtigen. Dies dürfte jedoch beim Fehlen nur unwesentlicher Angaben, z.B. der Name eines Geschäftsführers oder das Fehlen der Registernummer regelmäßig nicht der Fall sein, sofern nicht weitere, erheblichere Unlauterkeitselemente erfüllt sind.
Im Einzelfall kann jedoch der Tatbestand der Irreführung (§ 5 Abs. 1 Satz 2 Nr. 3 UWG, § 5a Abs. 3 Nr. 2 UWG) erfüllt sein, der auch bürgerlich-rechtliche Schadensersatzansprüche auslösen kann. Der Tatbestand der Irreführung ist beispielsweise dann erfüllt, wenn mit Absicht unvollständige oder falsche Angaben zur Identität des Unternehmens gemacht werden.

VIII. Checkliste: Welche Pflichtangaben muss eine E-Mail-Signatur enthalten?

Eine E-Mail-Signatur muss grundsätzlich folgende Angaben enthalten:

- Vollständiger Firmenname (wie im Handelsregister eingetragen),
- Rechtsformzusätze (wie etwa die Bezeichnung "eingetragener
  Kaufmann" bzw. "e.K." oder "e.Kfm", "eingetragene Kauffrau bzw. "e.Kfr.",
  "offene Handelsgesellschaft" bzw. "OHG", "Kommanditgesellschaft" bzw. „KG”),
- Ort der Handelsniederlassung / Sitz der Gesellschaft (ladungsfähige Anschrift)
- das Registergericht
- die Nummer, unter der die Firma in das Handelsregister eingetragen ist
- bei Kapitalgesellschaften müssen zudem die Namen der vertretungsbefugten
  Geschäftsführer, Aufsichtsratsvorsitzenden und der Vorstandsvorsitzenden
  benannt werden.

_{Quelle: www.it-recht-kanzlei.de/e-mail-pflichtangaben-signatur.html}